12.08.2021
Shared-Desks
Modernes Konzept der flexiblen Arbeitsplatzgestaltung
Desksharing, Shared Desks, Flexibel Office oder auch Hotelling, all diese Begriffe stehen für ein modernes Bürokonzept, das in den letzten Jahren immer mehr zum Trend geworden ist. Die Arbeitswelt befindet sich in einem stetigen Wandel und durch Themen wie agiles Arbeiten, Homeoffice aber auch die Corona Pandemie ist Flexibilität gefragter denn je.
Bei diesem Bürokonzept handelt sich um ein Modell, bei dem Mitarbeiter nicht mehr an festen Arbeitsplätzen sitzen, sondern diesen jeden Tag flexibel aufs Neue auswählen können. Oft wird diese Art von Bürogestaltung von Unternehmen genutzt, die mehr Mitarbeiter als Arbeitsplätze haben. Auch Unternehmen, die über genug Platz verfügen, durften diesen pandemiebedingt im letzten Jahr oft nicht komplett besetzten und die generelle Arbeitsplatzgestaltung hat sich deutlich verändert. Desksharing bringt dabei, sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer, verschiedene Vorteile mit sich.
Bürokonzepte werden immer öfter aktivitätsbezogener gestaltet, sodass es Mitarbeitern ermöglicht wird, je nach Aufgabe einen bestimmten Arbeitsplatz zu wählen. Diese Form der Flexibilität fördert nicht nur Kreativität und Produktivität, sondern gibt Mitarbeitern die Möglichkeit selbstbestimmter und konzentrierter zu arbeiten. Ein weiterer Vorteil ist, dass mehr Bewegung bzw. Abwechslung im Büro, sich nachgewiesener Maßen auf die Gesundheit auswirken kann. Zusätzlich entsteht so mehr Gleichberechtigung, da kein Mitarbeiter dauerhaft einen “besseren” Arbeitsplatz bekommt. Auf Arbeitgeberseite können zusätzlich das Einsparen von Ressourcen und der Wegfall von damit verbundenen Kosten, als positive Aspekte von des Shared-Desks-Konzepts gesehen werden. Kann man beobachten, dass viele Arbeitsplätze gar nicht genutzt werden, kann überlegt werden, das Büro zu verkleinern oder den Raum anderweitig zu nutzen.
Es ist außerdem wichtig, dass für alle Mitarbeiter bestimmte Regeln gelten, damit Desksharing in der Praxis auch zufriedenstellend umgesetzt werden kann. Das heißt wird ein Platz gebucht, sollte dieser auch wirklich besetzt werden. In vielen Unternehmen gilt daneben noch eine „Clean Desk Policy“, was bedeutet, dass am Ende eines Tages der Arbeitsplatz wieder freigeräumt werden muss. Damit Mitarbeiter nicht jeden Tag all ihre Büromaterialien wieder mit nach Hause nehmen müssen, können zu diesem Zweck entweder flexible Rollcontainer oder auch Schließfächer genutzt werden, in denen Mitarbeiter ihr persönliches Hab und Gut am Ende eines Arbeitstages sicher verstauen können. Diese Regeln sollten vorher mit allen Mitarbeitern besprochen und nach Zustimmung gefragt werden, sonst kann es schnell zu Unzufriedenheit oder Unruhen kommen.
Für eine Umsetzung gibt es außerdem verschiedene Buchungsmodelle. Entweder einen Zeitplan, in den sich jeder eintragen kann, das Wer-zuerst-kommt-mahlt-zuerst- Prinzip oder relativ neu, auch Apps in denen man sich einfach morgens bequem von unterwegs seinen Platz buchen kann.
Damit Desksharing also sinnvoll realisiert werden kann, gibt es einiges worauf geachtet werden sollte. Auch die Wahl der Büromöbel im Flexible Office kann sich dabei auf die Zufriedenheit auswirken. Da Mitarbeiter unterschiedliche Körpermaße aufweisen, sollten höhenverstellbare Tische und einstellbare Schreibtischstühle gewählt werden. Es bietet sich außerdem an, bei der Möbelwahl modulare Raumsysteme in Betracht zu ziehen, sodass sich die Gestaltung des Büros, schnell, individuell anpassen lässt.
Ihr wisst noch nicht genau wie ihr Desksharing bei euch in im Unternehmen umsetzen könnt? Wir beraten euch gerne unverbindlich.