14.10.2021
Meeting, Meeting, Meeting
Besprechungen effizient gestalten
Regelmäßige Meetings, die heutzutage auch oft online stattfinden, hat wohl jeder von uns. Ein Video Call, jagt den anderen und man fragt sich, wann man eigentlich noch seine Arbeit erledigen soll. Laut einer Bitkom Studie von 2021 hat jeder vierte mehr als 10 Video Calls am Tag, daher ist es wichtig, seine Besprechungen sinnvoll zu planen und effizient zu gestalten.
Mit einem Meeting können unterschiedliche Ziele verfolgt werden. Zum einen gibt es Termine für den kreativen Austausch, die dazu dienen, neue Ideen zu entwickeln, zum anderen aber auch Besprechungen, die der Entscheidungsfindung oder als Informationsveranstaltung dienen sollen. Damit diese nicht zu unnötigen Zeitfressern werden, ist es wichtig, zuerst einmal zu prüfen, wann ein Austausch,egal ob persönlich oder online, überhaupt notwendig ist und ob manchmal vielleicht auch eine einfache E-Mail ausreicht. Sollte ein Treffen, tatsächlich notwendig sein, ist es ratsam:
- vorher das Ziel eindeutig zu definieren.
- sich zu überlegen, wer wirklich am Meeting teilnehmen muss.
- einen Zeitrahmen zu vereinbaren, dieser sollte möglichst kurz sein.
- nicht zu viele Themen auf einmal mit auf der Agenda zu haben.
- pünktlich anzufangen und alle notwendigen Unterlagen bei sich zu haben.
- am Ende der Besprechung konkrete Aufgaben zu verteilen.
Regelmäßige Termine sollten immer wieder überprüft werden, denn manchmal kann es sein, dass diese an Notwendigkeit verlieren. Bei Online Meetings können außerdem virtuelle Hintergründe verwendet werden, um unabhängig vom Arbeitsplatz die Professionalität und Privatsphäre zu wahren. Sollten Meetings vor Ort stattfinden, gibt es außerdem noch Folgendes zu beachten. Die Wahl des Besprechungsraums sollte zum Thema des Treffens passen. So kann zum Beispiel eine Lounge Ecke, der ideale Ort sein, um neue, kreative Ideen zu finden und eine Cafeteria, kann genutzt werden, um kurze informative Treffen abzuhalten. Bei Entscheidungsfindungen und Diskussionen ist es ratsam, einen getrennten Meetingraum zu nutzen, um dort ungestörte Gespräche führen zu können. Insgesamt ist aber vor allem eins wichtig: Weniger ist mehr, denn auf überflüssige Meetings hat keiner Lust.
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