30.05.2024
Focus Work
Wie „Abschotten“ hilft, produktiver zu arbeiten
Wir kennen wohl alle diese Tage im Büro, an denen der Berg an Arbeit riesig ist und der Kaffeebecher, den es dafür braucht, gar nicht groß genug sein kann. Man rennt von Meeting zu Meeting, beantwortet unzählige E-Mails und hat am Ende trotzdem das Gefühl, nicht wirklich etwas geschafft zu haben. Das Problem: Kleinere, sich wiederholende Aufgaben nehmen zu viel Zeit in Anspruch und lassen wenig Raum für das Wesentliche. Genau hier kommt Focus Work ins Spiel.
Was ist Focus Work?
Focus Work bezeichnet gezielte Zeitabschnitte, in denen man sich alleine und ungestört voll auf komplexe und wertvolle Aufgaben konzentriert, die den vollen Fokus erfordern. Man kann die Zeitabschnitte gezielt in die Tageszeit legen, in der man am konzentriertesten arbeiten kann und am wenigsten gestört wird, weil das Office z. B. morgens noch leer ist. Am besten jeden Tag zur gleichen Zeit. In diesen Zeitabschnitten „schottet man sich ab“ und vermeidet jede digitale Ablenkungen durch E-Mails, Smartphone, Push-up-Nachrichten oder Telefonate. Und man sorgt auch dafür, dass man auch nicht von seinen Kolleg:innen abgelenkt wird.
Warum ist das wichtig?
Focus Work ermöglicht das organisierte Bearbeiten mental fordernder Aufgaben, die für einen selbst und das Unternehmen wichtig sind, steigert die Produktivität und fördert das positive Gefühl, etwas geschafft zu haben. Man ordnet seine Aufgaben in unterschiedliche Kategorien ein: Welche erfordern höchste Konzentration, welche nicht? Geeignet sind auch die Methoden „Timeboxing“ und „Timeblocking“: Beim „Timeboxing“ plant man in seinem Kalender die Anfangs- und Endzeit für die Erledigung einer Aufgabe ein, die volle Aufmerksamkeit erfordert. Beim „Timeblocking“ fasst man ähnliche Aufgaben zusammen, wie z. B. das Beantworten von E-Mails, und erledigt sie in einem Zeitblock.
Schafft man es also, in seinen Arbeitsalltag Zeitabschnitte einzubauen, in denen man tief in seine Arbeit eintauchen kann, können Aufgaben schneller erledigt werden und das Ergebnis ist qualitativ besser.
Wie unterstützen gute Bürokonzepte Focus Work?
In der Gestaltung der Arbeitsumgebung lassen sich gezielt Bereiche für Focus Work einplanen. Das können z. B. eingehauste oder abgeschirmte Arbeitsplätze für Focus Work sein, in denen man weder akustisch noch visuell abgelenkt wird. Allein das Aufsuchen des Focus-Work-Arbeitsplatzes setzt automatisch die Startzeit für eine Zeitspanne, in der man ohne Ablenkung an einer Aufgabe arbeitet. Auch geräumige Booths bieten den perfekten Rückzugsort für konzentriertes Arbeiten.
Im Open Space Office hilft eine visuelle und akustische Trennwand zwischen den Arbeitsplätzen dabei, Ablenkung zu reduzieren. Eine weitere Möglichkeit ist, im Open Space Office einen abgeschirmten Ruhe-Bereich einzuplanen.
Focus Work lohnt sich also. Man hat danach das gute Gefühl, etwas geschafft zu haben und ist mit der Qualität des Ergebnisses zufrieden. Vielleicht kommt man sogar während der Focus Work in einen Flow-Zustand, eine völlige Vertiefung, und die Tätigkeit geht wie von sich selbst vor sich.
Ihr seid jetzt gespannt, wie ihr Focus-Work-Bereiche in euer Office integrieren könnt? Meldet euch einfach bei uns.
Projekt PROLAN | MINHOFF; Agiles Arbeiten im Team